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Préparer votre événement

Préparez d’abord les informations de l’événement, puis le site et les parcours d’inscription. Ce guide suit l’ordre du panneau de contrôle.

Étapes

  1. Choisir l’événement

    Connectez-vous avec votre compte équipe puis choisissez l’événement dans la barre supérieure. Dates, participants et factures suivent cette sélection.

  2. Définir dates, lieu et langues

    Ouvrez Plateforme → Configuration de l’événement. Vérifiez fuseau, lieu et dates puis activez les modules utiles.

  3. Inviter l’équipe

    Ouvrez Identités → Équipe et invitations. Accordez aux équipes vente, marketing, programme, opérations et finance les droits nécessaires.

  4. Préparer l’expérience visiteur

    Dans Site → Identité, choisissez logos, polices et couleurs. Composez pages, en-tête et pied de page puis vérifiez mobile, arabe et les deux thèmes.

  5. Ouvrir les inscriptions

    Créez les parcours visiteur, exposant et presse nécessaires. Testez formulaire, confirmation et e-mail avant publication. Désactivez l’envoi des badges si leur distribution est prévue plus tard.

  6. Préparer les opérations

    Organisez plan et programme. Vérifiez livrables exposants, factures et impression des badges avant l’accueil.

  7. Publier et vérifier

    Publiez pages et paramètres validés. Testez sans connexion et avec chaque rôle participant puis vérifiez les résultats d’envoi et d’accès.

Comptes et aide

L’équipe se connecte au panneau de contrôle. Visiteurs, exposants et presse utilisent la page de compte du site événementiel, avec son en-tête, son pied de page et ses sections autorisées.

Le lien d’aide près du titre du module ouvre le guide de votre version installée. Votre événement peut masquer des modules ou limiter les actions ; le guide n’accorde pas de droits supplémentaires.

Utilisez un compte distinct par membre de l’équipe. Exportez uniquement les informations nécessaires.

Plateforme et administrationPréparez une édition, activez ses modules et configurez les espaces participants avant d’inviter l’équipe.Identités, comptes et autorisationsInvitez l’équipe de l’événement et attribuez à chaque rôle les accès nécessaires.Relations et contacts événementielsRassemblez contacts, entreprises et opportunités. Suivez les échanges de la demande initiale à la décision confirmée.Inscriptions et billetterieCréez des parcours gratuits ou payants, examinez les demandes et gérez les quotas de billets.Espace participantsAidez les participants inscrits à retrouver badge, agenda et informations dans leur compte sur le site.Gestion des exposantsPréparez chaque exposant, son équipe, ses livrables et ses prestations avant l’ouverture.Vente de stands et planComposez le plan des halls, gérez la disponibilité des stands et publiez le plan prêt.Collecte de contacts et résultats exposantsCollectez les contacts consentants d’une entreprise et qualifiez-les pour le suivi.Gestion des sponsors et partenairesSuivez accords, emplacements et engagements promis à chaque partenaire.Sessions, parcours et ateliersPlanifiez sessions et ateliers dans le fuseau de l’événement avec salles, intervenants et capacités.Intervenants et appels à contributionsGérez les appels à contributions, examinez les propositions et préparez les intervenants retenus.Rencontres et rendez-vousOrganisez les rendez-vous selon disponibilités, préférences et engagements existants.Site événementiel et pagesComposez et publiez le site avec identité partagée, pages multilingues, formulaires, blog et navigation.E-mails, SMS et automatisationsPréparez les messages ciblés, testez leur rendu et suivez les résultats d’envoi réels.Accueil, badges et accèsComposez les badges imprimables, contrôlez l’accès et consultez les entrées du salon et des sessions.En ligne et hybrideConfigurez l’espace numérique si votre événement comporte diffusion ou animation en ligne. Il reste désactivable pour le présentiel.Sondages, questions et certificatsCollectez les réponses, modérez les questions et gérez les éléments de participation.Analyses, rapports et tableaux de bordChoisissez les indicateurs utiles, composez les tableaux de bord et comparez aux données sources.Paiements, facturation et financesÉmettez les factures, enregistrez paiements et remboursements confirmés et comparez les budgets par devise.Intégrations, API et donnéesConfigurez messagerie, stockage, connexion, analyse et accès limités des outils connectés.Communauté et activités annuellesOrganisez échanges et adhésions de la communauté au-delà d’une seule édition.

Vue d’ensemble

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